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Die besten Event-Profis finden

Dir steht ein wichtiges Event bevor und Du weißt allerdings nicht, wie Du die Planung angehen sollst oder hast keine Zeit, dieses Event zu planen?

Hier kann Dir ein Eventprofi unter die Arme greifen! Wichtige und große Veranstaltungen, wie zum Beispiel ein Junggesellenabschied, eine Hochzeit, eine Beerdigung, ein Geburtstag, ein Kongress oder eine Firmenfeier benötigen oft eine umfangreiche Organisation. Es muss an viel gedacht und es sollte, wenn möglich nichts vergessen werden, damit das Event ein voller Erfolg für die Veranstalter und alle Gäste wird.

Vorweg solltest Du Dir aber überlegen:

  • Was ist das Ziel Deiner Veranstaltung?
  • Welches Budget steht Dir dafür zur Verfügung?
  • Welche Gäste sollen kommen?
  • Soll es ein Thema geben?

Diese Randinformationen sind für Deinen Eventprofi anschließend von Bedeutung, da er sich daran orientieren wird.

Event Eventprofi

Was sind die Aufgaben eines Eventprofis?

Ein Eventprofi unterstützt Dich bei der Planung und bei der Umsetzung Deiner Veranstaltung. Egal, ob es sich um ein privates Event, eine Firmenfeier oder eine öffentliche Veranstaltung handelt.

Hierbei gibt es verschiedene Aufgaben, die ein Eventprofi hat:

Location: Die Location, bzw. der Ort, an dem das Event stattfindet, ist ein sehr wichtiger Aspekt. Denn ohne Location- keine Feier. Ein guter Eventplaner findet zum geplanten Event und in Bezug auf die Anzahl der Gäste, die kommen werden, immer die richtige Location zum Feiern. Ideal ist es, wenn er Dir mehrere Locations vorschlägt, die in Frage kommen, sodass Du Dich für Deinen Favoriten entscheiden kannst.

Gästeliste und Einladungen: Ein Eventplaner hat weiterhin die Aufgabe, sich um die Gäste und ihre Einladungen zu kümmern. Er weiß genau, zu welchem Zeitpunkt Einladungskarten verschickt werden sollten, sodass früh genug auf eventuelle Absagen reagiert werden und mit allen Zusagen geplant und organisiert werden kann.

Wenn es sich um eine öffentliche Veranstaltung handelt, kümmert er sich um gegebenenfalls um passende Werbung, den Ticketverkauf oder ebenfalls um Gästelisten.

Essen und Trinken: Die nächste Aufgabe, die ein Eventprofi hat, ist sich um das Essen und Trinken zu kümmern. Er bespricht mit Dir, was Du Dir für die Veranstaltung vorstellst und wird daraufhin die Organisation der Getränke und ein eventuelles Catering übernehmen.

Musik: Höchstwahrscheinlich wird auf Deinem Event Musik benötigt, ganz besonders dann, wenn es sich um einen Geburtstag, eine Hochzeit oder einen Junggesellenabschied handelt. Auch hier besprichst Du mit deinem Eventprofi Deine Wünsche und Vorstellungen. Möchtest Du lieber einen DJ auf Deiner Feier haben, oder doch lieber eine Liveband? Sobald der Eventprofi alle Informationen von Dir bekommen hat, kann er mit der Planung der Musik beginnen. Je nach Musikgeschmack und Richtung, in die das Event geht, wird er Dir verschiedene Vorschläge machen können, sodass Du die für Dich passende Band oder den passenden DJ findest.

Redner: Je nach Art der Veranstaltung, die Du planst, benötigst Du eventuell auch einen Redner. Um diesen Aspekt kümmert sich ein Eventprofi ebenfalls

Fotograf oder Videograf: Wenn es Dir bei Deiner Veranstaltung wichtig ist, dass besondere Momente auf Fotos oder einem Video festgehalten werden, ist dies ebenfalls ein Aspekt, um den sich Dein Eventprofi kümmern wird. Er spricht mit dir ab, um was für Fotos oder Videos es sich handeln soll und wird dir daraufhin Fotografen oder Videografen vorschlagen, die in Frage kommen könnten. Das letzte Wort hast natürlich Du. Du kannst daraufhin entscheiden, welchen Du davon engagieren möchtest.

Personal: Je nach Art der Veranstaltung wird auch Personal benötigt. Beispielsweise Kellner, die dafür sorgen, dass die Gäste an den Tischen gut versorgt sind oder Techniker, die sich um Licht kümmern.

Insgesamt kannst Du Dir also merken:

Ein guter Eventprofi geht alle Punkte durch, die auf deiner individuellen Veranstaltung von Bedeutung sein könnten und wird jeden dieser Punkte, natürlich erst nach Rücksprache mit Dir, organisieren, sodass Du keinerlei Arbeit oder Stress bekommst.

Häufig gestellte Fragen

Die Kosten für einen Eventprofi variieren, je nach Aufwand. Ganz grob kannst Du Dir aber merken, dass die grobe Einarbeitung der ersten drei Tage inklusive Erstellung eines ungefähren Konzeptes um die 560€ kosten kann. 

Einen Eventplaner engagierst Du dann, wenn Du Hilfe bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung hast. 

Die Liste der Veranstaltungen, die ein Eventplaner organisieren kann, ist nahezu grenzenlos. Beliebte Veranstaltungen sind: Geburtstage, Hochzeiten, Junggesellenabschiede oder Firmenfeiern. 

Den Eventplaner engagierst Du am besten sobald Du weißt, dass eine Veranstaltung im Raum steht. So hat er genügend Zeit, die Organisation und Planung zu übernehmen. 

Ein Eventprofi kümmert sich um die Location, die Einladungen, Musik und Redner und das Personal. Alles in allem sorgt er dafür, dass Deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird.  

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